Lunedì alle dieci, come ogni settimana. Otto persone, un’ora. Metà parla, gli altri rispondono alle email. Nessuno ricorda più chi l’ha messa in agenda.
Che cosa dice la ricerca
Lo dicono i dirigenti stessi
Leslie Perlow, Constance Noonan Hadley ed Eunice Eun hanno interpellato 182 dirigenti di vari settori. Il 71% riteneva le proprie riunioni improduttive e inefficienti. Il 65% diceva che le riunioni impedivano di portare a termine il proprio lavoro, e il 64% che andavano a scapito della riflessione approfondita. Il 62% pensava che le riunioni perdessero l’occasione di unire il team.
Conta se la riunione serve
Steven Rogelberg e colleghi hanno interpellato quasi 1.000 dipendenti in due studi. Il numero di ore in riunione, da solo, diceva poco su come le persone vivevano il proprio lavoro. Diceva molto invece se le riunioni erano efficaci: questo era legato in modo netto a soddisfazione ed entusiasmo. Più riunioni pesavano soprattutto su chi aveva più voglia di portare avanti il proprio lavoro.
Le riunioni sono in cima alla lista dei disturbi
Nell’indagine Microsoft del 2023 su 31.000 persone in 31 Paesi, il 68% diceva di non avere abbastanza tempo senza interruzioni per concentrarsi durante la giornata. Le riunioni inefficienti erano al primo posto tra ciò che frena la produttività, seguite dalle riunioni senza obiettivi chiari e dalle troppe riunioni.
Chi paga il tempo
Un invito costa un clic a chi lo manda. Il tempo lo pagano tutti gli altri. Una riunione settimanale di un’ora con otto persone usa 8 ore di lavoro alla settimana; su 46 settimane lavorative fanno 368 ore, più di nove settimane di lavoro a tempo pieno di una persona.
Quelle ore non si aggiungono alla giornata. Vengono tolte al lavoro per cui le persone sono lì, che poi scivola nella sera. La domanda non è se una riunione sia piacevole, ma se valga quello che costa.
Quali riunioni servono
Per la maggior parte delle riunioni bastano quattro domande:
- C’è qualcosa da decidere o da risolvere insieme? Se si tratta solo di informare, una nota scritta lo fa meglio.
- Ogni persona invitata ha un ruolo? Gli altri possono leggere il verbale.
- C’è un ordine del giorno e un’ora di fine? Senza, la riunione si prende tutto il tempo che trova.
- A qualcuno mancherebbe? Se per un mese nessuno noterebbe la sua assenza, è già finita.
Come fare pulizia nel calendario
- Riparti da zero. Sospendi tutte le riunioni ricorrenti per due settimane. Tornano solo quelle che qualcuno richiede, con un motivo.
- Più brevi per regola. 25 minuti invece di 30, 50 invece di 60. Meno persone, meno tempo.
- Uno scopo in ogni invito. Una riga: che cosa decidiamo. E chi è responsabile della riunione.
- Tempo protetto. Concordate fasce senza riunioni, per esempio le mattine, come parte della carta del team.
- Il permesso di dire di no. Di’ chiaramente che si può declinare una riunione senza ordine del giorno, o uscire quando la propria parte è finita.
- Riguarda tutto ogni trimestre. Le riunioni ricrescono. Ripeti la revisione con regolarità.
Per chi conduce la riunione
Comincia dallo scopo. Chiudi con che cosa è stato deciso, chi fa che cosa e entro quando. Finisci in orario, o prima. Manda il verbale in tre righe il giorno stesso.
Il colloquio del costo: chiedere anche «quanto ti è costato?» →
Fonti
- Perlow, L. A., Hadley, C. N., Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review, 95(4), 62–69. hbr.org
- Rogelberg, S. G., Leach, D. J., Warr, P. B., Burnfield, J. L. (2006). “Not another meeting!” Are meeting time demands related to employee well-being? Journal of Applied Psychology, 91(1), 83–96. www.interruptions.net
- Microsoft (2023). Will AI fix work? Work Trend Index annual report. www.microsoft.com